A. ¿Qué es smart inbox?

B. ¿Dónde puedo configurarlo y revisar los correos que me llegan?

C. ¿Cómo colocar un correo para que reenvíen los correos originales de los portales?
D. ¿Quién recibe estas demandas?

E. Opción de Respuesta automática

F. Detección y reporte de errores en Smart Inbox

A. ¿Qué es smart inbox?

Es una bandeja de correo inteligente que registra automáticamente en tu CRM  los clientes que te llegan desde los portales u otras fuentes externas. Estos datos se convierten en una ficha en Witei.

Puedes revisar los correos que te han llegado a tu dirección de Smart inbox

Si deseas ver el funcionamiento de Smart Inbox explicado por un miembro del equipo de Witei, te recomendamos ver este vídeo:

A continuación te dejamos el minutaje con enlaces a cada bloque de contenido para que vayas directamente al apartado que más te interese revisar de este vídeo:

00:22 - Qué es Smart Inbox
00:59 - Cómo activar tu Smart Inbox
01:57 - Cómo acceder al buzón de correos de solicitudes de contacto
03:15 - Cómo activar la copia del correo original
04:38 - Cómo activar la respuesta automática
05:50 - A quién se le asignarán las nuevas solicitudes de contacto
07:15 - Cómo recibir solicitudes de contacto de una web externa
08:28 - Cómo gestionar una nueva solicitud de contacto
09:41 - Qué debes hacer si no estás recibiendo las solicitudes de contacto


B. ¿Dónde puedo configurarlo y revisar los correos que me llegan?

1. Debes ir a Configuración >CRM > Smart inbox.

2. Activar ''Recepción de contactos''.

3. La respuesta automática y Copia del correo original son opcionales.

4. Tu correo de smart inbox aparecerá en azul similar a [email protected].

En este mismo apartado tienes la opción de revisar qué emails has recibido en tu correo de Smart Inbox:

Ten en cuenta que desde ese botón "Ver correos recibidos" Witei te mostrará un listado con todos los correos que te envíen a tu dirección de Smart Inbox. Podrás visualizar incluso los correos que te envíen con otro formato diferente al que requiere Smart Inbox y, aunque podrás visualizarlos en ese listado, Witei no extraerá contacto de esos.

Si ya usas las pasarelas de Witei este proceso es automático y no debes hacerlo manualmente.

Si tienes una web externa a Witei, también puedes usar Smart Inbox. Tan solo tienes que asegurarte de que tu web genera emails con el siguiente formato:

-------------------

Mensaje: XXXXXXXXXXX
Nombre: XXXXXX XXXXX XXXXX
Teléfono: XXXXXXXX
Email: [email protected]
Referencia: XXXXXX
-------------------

Y que los envía a tu dirección de Smart Inbox.

Duplicidad de contactos

Smart Inbox tratará, siempre que sea posible, de fusionar en el mismo contacto del CRM todos los emails recibidos relativos al mismo contacto. Para ello, Smart Inbox necesitará al menos una evidencia (email o teléfono) igual en los sucesivos emails que reciba en el buzón de Smart Inbox, para asegurar que se trata del mismo contacto.

Si no se localiza al menos una evidencia de que el nuevo email recibido es relativo a un contacto existente en el CRM, Witei generará una ficha nueva de contacto, para así evitar que se fusionasen en el mismo contacto datos de dos personas diferentes.

C. ¿Cómo colocar un correo para que reenvíen los correos originales de los portales?

Para poder recibir una copia del correo original que envía el portal a Smart Inbox debes colocar una dirección de email válida, te indico como hacerlo:

1. Debes ir a Configuración > CRM > Smart Inbox.

2. Activar "Copia del correo original".

3. Introduce la cuenta de correo que desees recibirlos, aunque la visualice en gris deben escribirla y que se coloque en negro. Solo se puede colocar una cuenta de email para poder reenviar los correos originales de los portales, si quieres que se reenvíen a otra dirección deben borrar la que se tiene actualmente y actualizarla con la cuenta de correo nueva.

4. Para que los cambios puedan conservar pinchar en "Guardar"


D. ¿Quién recibe estas demandas?

Se asociarán a los usuarios de la cuenta de esta manera:

1. Al coordinador (si hay en la oficina).

2. Al responsable comercial del inmueble.

3. Al primer administrador incluido en la cuenta de Witei. Si es un administrador que se encuentre en más equipos de trabajo, la notificación le llegaría al segundo administrador creado.

Si el cliente ya existe en Witei, seguirá asignado al comercial responsable que lo esté gestionando y en su pantalla principal de "Dashboard" le indicará las novedades de dicho cliente.

E. Opción de respuesta automática.

Si tras tu mensaje inicial, deseas que Witei envíe un correo a tu demanda adjuntando una serie de propiedades de tu cartera especialmente seleccionadas según los intereses de este nuevo contacto y además acompañarlas del mensaje que tu mismo personalices, ¡ahora con Witei puedes hacerlo!

Puedes activar la opción de respuesta automática desde:

Configuración > CRM > Smart Inbox > Activa la opción de "Respuesta automática" > Personaliza el mensaje que desees > Guarda los cambios.

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Ten en cuenta que el email remitente que tus contactos verán es: @parse.inbox.witei.com , para que así las respuestas puedan llegar a la herramienta de Conversaciones de Witei y puedas gestionarlas desde allí.

Ten en cuenta que la opción de personalización del mensaje de "Respuesta automática" está incluida en el Plan Enterprise del servicio CRM.

F. Detección y reporte de errores en Smart Inbox

Debes tener en cuenta que únicamente los correos que recibas en tu dirección única de Smart Inbox y que presenten los datos mínimos necesarios para crear un nuevo contacto pueden ser procesados automáticamente y registrados en tu CRM.

Por tanto, en caso de que creas que Smart Inbox no está funcionando correctamente, lo primero que debes revisar es si el correo con los datos del contacto llegó a tu cuenta de Smart Inbox. Esto puedes hacerlo consultando el historial de correos recibidos en tu cuenta:

Si el correo no está ahí, deberás asegurarte que el remitente lo envió a dicha dirección. En caso de que el remitente sea un portal, revisa tu configuración de notificaciones en el propio portal.

Si el correo está ahí, puedes verlo haciendo clic en el asunto. Se abrirá una nueva ventana con el email y podrás confirmar si el correo contiene los datos mínimos necesarios para poder crear un contacto con ellos. Es decir:

  • Al menos debe identificarse un email o teléfono del contacto

  • Puede o no contener un nombre, en caso de no tenerlo, se usaría "Desconocido".

  • Puede contener la referencia del inmueble de interés.

Solo si el email contiene la referencia del inmueble de interés, Witei podrá detectar por qué inmueble se interesó este contacto y registrarlo en su ficha de contacto, calculando así sus intereses de demanda.



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