A. ¿Qué es smart inbox?

B. ¿Dónde puedo configurarlo y revisar los correos que me llegan?

C. ¿Cómo colocar un correo para que reenvíen los correos originales de los portales?
D. ¿Quién recibe estas demandas?

E. Opción de Respuesta automática

A. ¿Qué es smart inbox?

Es una bandeja de correo inteligente que registra automáticamente en tu CRM  los clientes que te llegan desde los portales u otras fuentes externas. Estos datos se convierten en una ficha en Witei.

Puedes revisar los correos que te han llegado a tu dirección de Smart inbox


B. ¿Dónde puedo configurarlo y revisar los correos que me llegan?

1. Debes ir a Configuración >CRM > Smart inbox.

2. Activar ''Recepción de contactos''.

3. La respuesta automática y Copia del correo original son opcionales.

4. Tu correo de smart inbox aparecerá en azul similar a [email protected].

En este mismo apartado tienes la opción de revisar qué emails has recibido en tu correo de Smart Inbox:

Ten en cuenta que desde ese botón "Ver correos recibidos" Witei te mostrará un listado con todos los correos que te envíen a tu dirección de Smart Inbox. Podrás visualizar incluso los correos que te envíen con otro formato diferente al que requiere Smart Inbox y, aunque podrás visualizarlos en ese listado, Witei no extraerá contacto de esos.

Si ya usas las pasarelas de Witei este proceso es automático y no debes hacerlo manualmente.

Si tienes una web externa a Witei, también puedes usar Smart Inbox. Tan solo tienes que asegurarte de que tu web genera emails con el siguiente formato:

-------------------

Mensaje: XXXXXXXXXXX
Nombre: XXXXXX XXXXX XXXXX
Teléfono: XXXXXXXX
Email: [email protected]
Referencia: XXXXXX
-------------------

Y que los envía a tu dirección de Smart Inbox.

Duplicidad de contactos

Smart Inbox tratará, siempre que sea posible, de fusionar en el mismo contacto del CRM todos los emails recibidos relativos al mismo contacto. Para ello, Smart Inbox necesitará al menos una evidencia (email o teléfono) igual en los sucesivos emails que reciba en el buzón de Smart Inbox, para asegurar que se trata del mismo contacto.

Si no se localiza al menos una evidencia de que el nuevo email recibido es relativo a un contacto existente en el CRM, Witei generará una ficha nueva de contacto, para así evitar que se fusionasen en el mismo contacto datos de dos personas diferentes.

C. ¿Cómo colocar un correo para que reenvíen los correos originales de los portales?

Para poder recibir una copia del correo original que envía el portal a Smart Inbox debes colocar una dirección de email válida, te indico como hacerlo:

1. Debes ir a Configuración > CRM > Smart Inbox.

2. Activar "Copia del correo original".

3. Introduce la cuenta de correo que desees recibirlos, aunque la visualice en gris deben escribirla y que se coloque en negro. Solo se puede colocar una cuenta de email para poder reenviar los correos originales de los portales, si quieres que se reenvíen a otra dirección deben borrar la que se tiene actualmente y actualizarla con la cuenta de correo nueva.

4. Para que los cambios puedan conservar pinchar en "Guardar"


D. ¿Quién recibe estas demandas?

Se asociarán a los usuarios de la cuenta de esta manera:

1. Al coordinador (si hay en la oficina).

2. Al responsable comercial del inmueble.

3. Al primer administrador incluido en la cuenta de Witei. Si es un administrador que se encuentre en más equipos de trabajo, la notificación le llegaría al segundo administrador creado.

Si el cliente ya existe en Witei, seguirá asignado al comercial responsable que lo esté gestionando y en su pantalla principal de "Dashboard" le indicará las novedades de dicho cliente.

E. Opción de respuesta automática.

Si tras tu mensaje inicial, deseas que Witei envíe un correo a tu demanda adjuntando una serie de propiedades de tu cartera especialmente seleccionadas según los intereses de este nuevo contacto y además acompañarlas del mensaje que tu mismo personalices, ¡ahora con Witei puedes hacerlo!

Puedes activar la opción de respuesta automática desde:

Configuración > CRM > Smart Inbox > Activa la opción de "Respuesta automática" > Personaliza el mensaje que desees > Guarda los cambios.

Screen Recording 2022-05-24 at 01.29.57.64 PM

Ten en cuenta que la opción de personalización del mensaje de "Respuesta automática" está incluida en el Plan Enterprise del servicio CRM.

Si tienes alguna duda, ¡consúltanos por el chat!



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