Puedes tener tres tipos de contactos en tu cartera: clientes, colaboradores, otros contactos.
A. Crear una ficha de contacto
1. Acudir al menú lateral, sección de CRM.
2. Elegir en el menú la subsección según el tipo de contacto: Clientes, colaboradores, etc.
3. Clic en el botón de ''Añadir contacto'' en la esquina superior izquierda en la sección:
4. Completar sus datos de contacto en la ficha.
5. Puedes añadir los intereses del cliente y así poder buscar un inmueble que se ajuste al mismo. Esto lo puedes hacer tras guardar la ficha anterior.
La primera vez que incluyas intereses lo verás de esta manera en la ficha del contacto:
Tras ello podrás ver sus intereses incluidos de esta manera:
6. Luego de agregar los Intereses pincha en guardar y podrás agregar las zonas importante puedes agregar más de una zona, recuerda marcar guardar
Si quieres seleccionar una nueva zona y que no este la actual debes eliminar la actual pinchando en la papelera y luego agregar una nueva de esta forma:
7. Si está interesado en vender su producto, también puedes incluirlo en la ficha, en el apartado de propiedades:
B. Vincular dos contactos
Puedes asociarlos si tienen alguna relación entre ellos esas dos fichas. Por ejemplo asociar un contacto con otra ficha de empresa.
1. Desde su ficha de contacto > editar (esquina superior derecha)
2. Clic en la casilla de '' organización'': escribir el nombre y seleccionarlo del listado desplegable.
*Solo aparecerá su nombre en el desplegable si está creado el contacto en Witei.*
Esta asociación también la verás en la otra ficha de contacto.
Tras incluirlo podrás verlo en su ficha pinchando en "Información".
C. Vincular un contacto con un inmueble
Puedes vincular un contacto con un inmueble siguiendo los siguientes pasos:
1. Una vez creado el contacto, ir a mis inmuebles, entrar en el inmueble que quieres colocarlo como Propietario.
2. Pinchar en Editar > Datos privados > Propietario.
3. En el apartado de propietario escribir el nombre del contacto y seleccionarlo de la lista que aparece en el despegable.
D. ¿Quién recibe las solicitudes de contacto?
Estos contactos llegarán a través de smart inbox y se creará la ficha automáticamente en Witei con sus datos. Si tienes asignado un coordinador desde Configuración> CRM> general le llegarán todas las nuevas solicitudes de contacto a él y deberá resignarlas después:
Si no lo hay, llegarán los clientes asociados a cada comercial asignado.
Recuerda que si el cliente ya existe en Witei seguirá estando asignado al mismo comercial y no cambiará con cada producto por el que pregunte.
E. Eliminar contactos
Es recomendable no eliminar permanentemente un contacto. Es mejor marcarlo como perdido. De esta manera, siempre se podrá recuperarlo.
¿Cómo lo marcas como perdido?
1. Entras en la ficha del cliente.
2. Arriba a la derecha pinchas en "editar".
3. En el formulario del contacto pincha en los 3 puntos verticales y cambia el estado.
¿Cómo lo eliminas?
1. Seleccionas el contacto desde el listado de clientes.
2.Seleccionas una acción.
3.En este caso: "Eliminar permanentemente".
4.Aplicar.
También puedes eliminarlo desde la propia ficha del cliente, arriba a la derecha al lado de "Editar" pinchando en el triángulo invertido:
Importante: En caso de que finalmente decidas eliminarlo, Witei mantendrá una copia de seguridad durante un mes para que puedas restaurarla en caso de que se haya eliminado por error.
F. Editar en masa contactos:
Puedes cambiar uno o varios datos de los clientes que elijas sin necesidad de hacerlo ficha por ficha.
1. Desde la sección de clientes > seleccionarlos.
2. Selecciona una acción> editar en masa> Aplicar.
3. Cambia el dato del formulario y guarda los cambios realizados.
G. Bloquear contactos
Puedes bloquear un contacto desde su ficha de contacto. Si lo bloqueas no recibirás sus emails, chats ni mensajes.
1. Debes ir a CRM > entrar en el contacto > Arriba en Editar: Bloquear contacto.
2. Puedes Desactivar un email al hacerlo el contacto no recibirá emails enviados desde campañas o conversaciones.
Una vez bloqueado el contacto, recomendamos no eliminarlos. Al eliminarlo Witei deja de tener constancia de que está bloqueado, pueden colocarlo como inactivo y ya no estará visible.
Los Email de los contactos pueden colocarse inactivos por las siguientes opciones:
Cualquier error en el envío de un correo a una dirección de email.
La bandeja de correo del destinatario esté llena.
Que lo marque como spam su proveedor de correo, entre otros errores.
Son muchos los motivos y en cualquiera de ellos, Witei de forma preventiva, lo inactivará para evitar que se generen nuevos errores.
H. Añadir documentos a tus contactos
Puedes añadir documentos referentes a tus contactos desde la ficha de cada uno de ellos. Baja al final de la ficha y verás un apartado donde puedes añadirlos desde una carpeta de tu ordenador o simplemente arrastrar los documentos al cuadrado donde te lo indica. Recuerda que puedes subir un máximo de 10 documentos por contacto.
I. Cómo guardar un filtro predeterminado en el listado de contactos
Ahora por defectos aparecen todos los contactos en el listado sin importar el estado en el que estén. Si quieres guardar una búsqueda para que por defecto te aparezcan los "activos" por ejemplo, debes aplicar el filtro: estado > es > activo. Guardar la búsqueda y luego en el submenú de la izquierda indicar en ajustes que sea visible solo para ti pinchando en "solo yo" y pinchando en la estrellita que lo fije.
Aquí puedes ver un vídeo al respecto:
Si tienes alguna consulta, ¡no dudes en escribirnos por el chat!