A. ¿Qué es la herramienta de Conversaciones y Cómo accedo a ella?

B. ¿Cómo configurar la herramienta de Conversaciones?

C. ¿Quiénes pueden formar parte de las Conversaciones con mis contactos?

D. ¿Qué funcionalidades tiene la herramienta de Conversaciones?

E. ¿Puedo recibir notificaciones de las Conversaciones?

F. ¿Cómo puedo medir los resultados de las Conversaciones?

A. ¿Qué es la herramienta de Conversaciones y Cómo accedo a ella?

Las "Conversaciones" en Witei es una herramienta que ponemos a disposición de nuestros usuarios para que conecten con sus clientes como nunca antes, tengan la información del cliente siempre a mano, que personalicen cada comunicación con el cliente y que optimicen la atención al mismo.

La herramienta de Conversaciones en Witei la podrás encontrar en el menú lateral izquierdo.

B. ¿Cómo configurar la herramienta de Conversaciones?

Para completar la configuración de tu área de Conversaciones en Witei debes de:

Acceder al área de Conversaciones > Hacer clic en la sección de Configuración > Aparecerá el Desplegable con cada una de las configuraciones.


Te explico brevemente a continuación en qué consiste cada una de estas opciones que encontrarás.

1) Chat Web: Witei te de la posibilidad de comunicarte en tiempo real con los visitantes de tu página web. A través de un chat que puedes incrustar en cualquier página web (Wordpress, Shopify, Web personalizada, etc.) tendrás un canal de conversación directo con las personas que visiten tu página.

Para profundizar más en esta funcionalidad Haz clic Aquí.

2) Plantillas de mensaje: Witei te da la posibilidad de crear y gestionar tus propias plantillas de mensajes. Estas plantillas te permitirán guardar de forma predeterminada unos títulos y unos mensajes que podrás adjuntar a tus conversaciones después. Puedes usar una plantilla para tu firma de correo por ejemplo, o para un texto que se pueda reutilizar como una bienvenida o un recordatorio.

Para profundizar más en esta funcionalidad Haz clic Aquí.

3) Dominio remitente y Mensajería: Al utilizar Witei como herramienta de comunicación con tus contactos, nosotros gestionamos el envío de los emails. Entre otras, esto se aplica a las áreas de Conversaciones y Campañas.

Si no personalizas este envío, Witei utilizará un dominio genérico especialmente generado para ello. En concreto, el dominio remitente utilizado será [email protected]. Personalizar el dominio remitente requiere por tu parte cierta configuración, ya que debes autorizar a Witei a usar tu dominio en el envío de correos. Es necesario que el dominio sea tuyo y tengas acceso a la configuración. Por ejemplo, los dominios como gmail.com, outlook.com y hotmail.com no son válidos para usar como remitente desde Witei.

Para profundizar más en esta funcionalidad Haz clic Aquí.

C. ¿Quiénes pueden formar parte de las Conversaciones con mis contactos?

Siendo administrador de tu cuenta de Witei podrás gestionar los permisos de los usuarios colaboradores que tengas añadidos en la misma. Witei no tiene límite de usuarios en ningún plan.

Es recomendable que cada persona tenga su propio usuario para acceder a Witei y existen diferentes niveles de permisos con los que configurar el nivel de acceso tanto a datos como a herramientas.

En el caso de las Conversaciones podrás ver a estos usuarios que tengas añadidos a tu espacio de trabajo de esta manera:

Cada usuario tendrá asignado un contacto de tu lista de contactos que tengas en tu CRM para poder hacer seguimiento a la conversación con el mismo.

Desde el área de Conversaciones podrás visualizar tus Conversaciones, las Conversaciones que están sin asignarse y las Conversaciones asignadas por usuarios.

Además, recuerda que para que la comunicación sea lineal y que los contactos sepan con qué empresa están conversando es ideal que los usuarios de tu equipo de trabajo tengan una firma identificativa como usuario del espacio de trabajo.

Esto lo podrán añadir y gestionar desde el perfil del usuario.

Esta firma se adjuntará automáticamente en todos los mensajes que escriba a través de las conversaciones de Witei.

D. ¿Qué funcionalidades tiene la herramienta de Conversaciones?

La herramienta de Conversaciones cuenta con una gran variedad de funcionalidades que permiten hacer de la atención al cliente algo organizado, eficaz y productivo.

Estas funciones se dividen de la siguiente manera:

  • Búsqueda de las Conversaciones por Contactos: si tienes una gran cantidad de contactos con los que has estado conversando y no consigues identificar un determinado contacto en el espacio de Conversaciones, podrás hacer uso del campo de búsqueda del contacto añadiendo el nombre del mismo.

    Un mismo cliente puede tener varias conversación en el listado. Esto puede suceder por varias causas. Por ejemplo si ha cambiado el asunto del correo, si utiliza un cliente de correo antiguo o si este cliente de correo antiguo no soporta correctamente los hilos de conversación.

  • Estado de las Conversaciones: las Conversaciones que gestionarás con esta herramienta se categorizan por Conversaciones Abiertas y Conversaciones Archivadas.


  • Campo de Conversación con Contactos: desde este área cuentas con una gran variedad de funcionalidades que te ofrecemos en la herramienta y con estas:

    -Puedes editar el asunto de la conversación.
    -Puedes ver quién tiene asignada una determinada la conversación.
    -Puedes archivar la conversación.
    -Puedes eliminar la conversación.
    -Puedes escribir tu mensaje sobre el campo de texto.
    -Puedes activar y usar en el texto la negrita y/o la cursiva.
    -Puedes añadir enlaces vinculándolos al texto.
    -Puedes añadir emojis al texto que vas a enviar.
    -Puedes adjuntar alguna de tus plantillas de mensajes.
    -Puedes adjuntar ficheros y/o documentos.
    -Puedes adjuntar citas que tengas en tu cuenta.
    -Puedes añadir la firma que tienes configurada en tu cuenta.
    -Puedes usar el botón de enviar cuando tengas el mensaje listo.

  • Área de Detalles de la Conversación: en este espacio lateral derecho vas a tener la posibilidad de:

    -Visualizar quién de los usuarios de tu espacio de trabajo es el responsable por esta conversación.
    -Visualizar los detalles del contacto como su nombre y apellidos, email, fecha y hora de creación, idioma preferido del contacto, y el origen del contacto.
    -Visualizar las notas que has añadido en el CRM al contacto.
    -Visualizar el histórico de las últimas conversaciones que se han tenido desde la cuenta con ese contacto.
    -Visualizar los tickets que se han generado en relación a alguna incidencia o petición por parte de ese contacto.


E. ¿Puedo recibir notificaciones de las Conversaciones?

Se ha implementado una nueva funcionalidad para recibir los mensajes en Conversaciones en tiempo real.

Si el destinatario nos responde, como si nosotros respondemos y otro usuario del espacio de trabajo tiene abierta la herramienta de Conversaciones o viceversa, se actualizará en tiempo real.

Además, para indicarnos que hay mensajes nuevos sin leer se marcará la conversación en el listado con una bola verde. Si no se tiene abierta la app de Conversaciones nos llegará una notificación como las ya conocidas en Witei.

IMPORTANTE: la bola verde aplica únicamente a los mensajes sin leer recibidos en tiempo real, todavía no existe la funcionalidad de mensajes sin leer en el listado de conversaciones.

F. ¿Cómo puedo medir los resultados de las Conversaciones?

Desde Witei proporcionamos a nuestros usuarios un conjunto de informes y métricas que le permitirán analizar los resultados que esta obteniendo de ciertas labores y actividades que hacen con su cuenta de Witei.

Para acceder al informe y reporte relacionado a las Conversaciones debes de acceder al Dashboard haciendo clic en el símbolo azul de Witei en la parte superior izquierda del menú lateral. Una vez allí encontrarás la opción de Informes de Conversaciones.

En este Informe de Conversaciones podrás ver:

  • Calidad de nuevas conversaciones

  • Cantidad de conversaciones cerradas

  • Cantidad de mensajes enviados

  • Tiempo medio de cierre

  • Tiempo de primera respuesta

  • Cantidad de conversaciones por usuario

  • Gráfica circular para mostrar de forma más visual la cantidad de conversaciones por usuario

Todo esto se podrá ver por rango de fechas y también se podrá filtrar por usuario (en este caso solo si eres Administrador del espacio de trabajo).

Si tienes alguna duda, ¡consúltanos por el chat!


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