Esta configuración afecta a todo el espacio de trabajo que tengas en Witei. Para ello, deberás acceder a:
Configuración > Gestor de contactos > General
A. Flujo de asignación de nuevos contactos creados automáticamente en el espacio de trabajo.
Cuando no se asigna un Coordinador o un Usuario Delegado Witei asignara el nuevo contacto basándose en:
El responsable comercial del inmueble que se intereso el contacto, siempre y cuando en la solicitud de contacto se pueda obtener la referencia de un inmueble creado en tu espacio de trabajo.
Si la solicitud de contacto no tiene una referencia de inmueble que se pueda asociar se va asignar al usuario administrador con mayor antigüedad que se creo en el espacio de trabajo.
Cuando se asigna un Coordinador se le van asignar todos los contactos que se creen de manera automática en tu espacio de trabajo, vengan de una solicitud de contacto de los portales o del formulario de contacto de la Web, el usuario Coordinador deberá reasignarlos después al resto de usuarios del espacio de trabajo.
Cuando se elige un Usuario Delegado se le van asignar los contacto que Witei no pueda asignar, estos contactos son los que se pueden crear por una solicitud de contacto sin una referencia de inmueble o que la referencia no exista en tu espacio de trabajo, como también los contactos que vengan por ejemplo del formulario de contacto de la Web.
B. Coordinador
Podrás seleccionar un usuario como Coordinador. Esta característica es opcional, puedes incluirla en tu oficina o no. El usuario denominado como coordinador recibirá todas las demandas y tendrá que reasignarlas al resto de usuarios.
Para activarlo sigue los siguientes pasos:
- 1. Configuración > Gestor de contactos > General > Coordinador.
C. Usuario Delegado
Si no deseas asignar un coordinador, puedes elegir un Usuario Delegado al que se van a asignar los contactos que se creen en el CRM y que Witei no pueda decidir a quien asignar. Si no eliges ninguno, Witei asignará estos contactos al usuario Administrador con mayor antigüedad.
Para activarlo sigue los siguientes pasos:
- 1. Configuración > Gestor de contactos > General > Usuario delegado.
Importante: si se selecciona un usuario como "Coordinador", el campo "Delegado" debe quedar vacío. No se pueden tener las dos elecciones simultáneamente.
D. Etapa de embudo por defecto
Puedes seleccionar en Witei un embudo donde todos los nuevos contactos van a entrar en esta etapa sin que debes seleccionarlo de manera manual.
Para poder seleccionar un embudo por defecto sigue los siguientes pasos:
1. En el menú lateral > Configuración > Gestor de contactos > General
2. Accedes al desplegable de Etapa de embudo por defecto
3. Seleccionas el Embudo y la Etapa que quieres que sea la etapa del embudo por defecto.
E. Permitir contactos duplicados.
Con Witei puedes configurar si deseas o no que se puedan guardar en tu CRM contactos con el mismo email o teléfono.
Si deseas que se puedan duplicar las fichas de los contacto con los mismos datos tendrías que acceder a:
Configuración > Gestor de contactos > General
Marcar el botón “permitir contactos duplicados”.
Si Witei detecta que el contacto ya existe, en base a su email o teléfono, te lo indicará con un mensaje indicando lo siguiente:
Teléfono en uso por: Nombre del contacto
Responsable: Usuario encargado de gestionarlo
Una vez introduzcas todos los datos debes guardar y ya habrás generado su ficha automáticamente.
Si tienes alguna duda, ¡consúltanos por el chat!