Smart Inbox en detalle
Es una bandeja de correo inteligente que analiza los emails recibidos en busca de información relevante para crear un contacto en tu CRM.
Su uso más habitual y para el que se ha optimizado es la recepción de las notificaciones enviadas por los portales inmobiliarios. Con SmartInbox, puedes asegurar que los datos que contienen los email de notificación de contacto de los portales inmobiliarios se procesen automáticamente en tu CRM, asegurando su registro, organización y respuesta automática.
¿Cómo funciona?
Cada espacio de trabajo en witei puede crear una bandeja de correo de SmartInbox con una dirección de correo única.
Esta dirección de correo tendrá un formato similar a: [email protected]
Los correos recibidos en dicha dirección se procesarán y analizarán para extraer información de contacto interesado en un inmueble. En concreto se buscan datos para:
Nombre
Email
Teléfono
Referencia de inmueble de interés
Comentario del contacto
En caso de que estos datos se encuentren en el email y puedan extraerse correctamente, se creará una ficha para dicho contacto o, si ya existe una ficha, se creará una tarea de tipo "Solicitud de Contacto".
Video explicativo de Smart Inbox
A continuación te dejamos el minutaje con enlaces a cada bloque de contenido para que vayas directamente al apartado que más te interese revisar de este vídeo:
00:22 - Qué es Smart Inbox
00:59 - Cómo activar tu Smart Inbox
01:57 - Cómo acceder al buzón de correos de solicitudes de contacto
03:15 - Cómo activar la copia del correo original
04:38 - Cómo activar la respuesta automática
05:50 - A quién se le asignarán las nuevas solicitudes de contacto
07:15 - Cómo recibir solicitudes de contacto de una web externa
08:28 - Cómo gestionar una nueva solicitud de contacto
09:41 - Qué debes hacer si no estás recibiendo las solicitudes de contacto
Activación y configuración
1. Debes ir a Configuración > Gestor de Contactos > Smart inbox.
2. Activar ''Recepción de contactos''.
3. La respuesta automática y Copia del correo original son opcionales.
4. Tu correo de Smart Inbox aparecerá en azul similar a ****@inbox.witei.com.
En este mismo apartado tienes la opción de revisar qué emails has recibido en tu correo de Smart Inbox:
Ten en cuenta que desde ese botón "Ver correos recibidos" Witei te mostrará un listado con todos los correos que te envíen a tu dirección de Smart Inbox. Podrás visualizar incluso los correos que te envíen con otro formato diferente al que requiere Smart Inbox y, aunque podrás visualizarlos en ese listado, Witei no extraerá contacto de esos.
Si ya usas las pasarelas de Witei este proceso es automático y no debes hacerlo manualmente.
Importante: la recepción de solicitudes de contacto a través de este sistema también cuenta para el límite de almacenamiento de contactos del servicio de Gestor de Contactos -CRM. Esta herramienta está disponible con el plan de Gestor de Contactos-CRM básico o superior.
Recibir una copia de los emails enviados a tu bandeja de correo de Smart Inbox
Para poder recibir una copia del correo original que envía el portal a Smart Inbox debes colocar una dirección de email válida, te indico como hacerlo:
1. Debes ir a Configuración > Gestor de Contactos > Smart Inbox.
2. Activar "Copia del correo original".
3. Introduce la cuenta de correo que desees recibirlos, aunque la visualice en gris deben escribirla y que se coloque en negro. Solo se puede colocar una cuenta de email para poder reenviar los correos originales de los portales, si quieres que se reenvíen a otra dirección deben borrar la que se tiene actualmente y actualizarla con la cuenta de correo nueva.
4. Para que los cambios puedan conservar pinchar en "Guardar"
Esta herramienta está disponible con el plan de Gestor de Contactos-CRM básico o superior.
Si aparece un aviso donde Witei te indica que parece que hay un error para enviar emails a esta dirección, tendrás dos alternativas que puedes realizar:
1- Cambiar de email indicado por otro.
2- Solicitar un desbloqueo de la dirección de email -> Esta opción puede no funcionar si el servidor de correo de email continua rechazando los correos que reenviamos.
Así lo verás en Witei:
Orden de asignación de contactos a usuarios
Se asociarán a los usuarios de la cuenta de esta manera:
Si el contacto ya existe en Witei, la nueva tarea de Solicitud de Contacto se seguirá asignado al comercial responsable que lo esté gestionando.
Si tu espacio de trabajo tiene configurado un usuario Coordinador, se le asignará el nuevo contacto.
En caso contrario, si se ha extraído una referencia de inmueble en el correo, el nuevo contacto se asignará al usuario responsable del inmueble.
En caso contrario, si tu espacio de trabajo tiene configurado un usuario Delegado, se le asignará el nuevo contacto.
Si ninguna de las reglas anteriores se ha cumplido, el nuevo contacto se asignará al usuario administrador más antiguo.
Respuesta automática a contactos
Si tras tu mensaje inicial, deseas que Witei envíe un correo a tu demanda adjuntando una serie de propiedades de tu cartera especialmente seleccionadas según los intereses de este nuevo contacto. ¡Ahora con Witei puedes hacerlo!
Puedes activar la opción de respuesta automática desde:
Configuración > Gestor de Contactos > Smart Inbox > Activa la opción de "Respuesta automática".
Importante: Esta herramienta está disponible con el plan de Gestor de Contactos-CRM Normal o superior.
Ten en cuenta que el email remitente que tus contactos verán es: @parse.inbox.witei.com , para que así las respuestas puedan llegar a la herramienta de Conversaciones de Witei y puedas gestionarlas desde allí.
Algunos otros factores a tener en cuenta para que los contactos reciban respuesta automática:
El mensaje de "respuesta automática" de Smart Inbox solo se envía a contactos que se crean nuevos a raíz de la recepción de su solicitud de contacto en el email de Smart Inbox.
Para que Smart Inbox genere un email con otros inmuebles sugeridos según los intereses de este nuevo contacto, deben darse casos en la pestaña de cruces del contacto.
Personalización de respuesta automática
Además de poder enviar un correo a tu demanda adjuntando una serie de propiedades de tu cartera según los intereses, se suma poder personalizar el mensaje que reciben.
Para ello ve a:
Configuración > Gestor de Contactos > Smart Inbox > Rellena el mensaje personalizado.
Ten en cuenta que la opción de personalización del mensaje está disponible con el plan de Gestor de Contactos-CRM Premium o superior.
Detección y reporte de errores en Smart Inbox
Debes tener en cuenta que únicamente los correos que recibas en tu dirección única de Smart Inbox y que presenten los datos mínimos necesarios para crear un nuevo contacto pueden ser procesados automáticamente y registrados en tu CRM.
Por tanto, en caso de que creas que Smart Inbox no está funcionando correctamente, lo primero que debes revisar es si el correo con los datos del contacto llegó a tu cuenta de Smart Inbox. Esto puedes hacerlo consultando el historial de correos recibidos en tu cuenta:
Si el correo no está ahí, deberás asegurarte que el remitente lo envió a dicha dirección. En caso de que el remitente sea un portal, revisa tu configuración de notificaciones en el propio portal.
Si el correo está ahí, puedes verlo haciendo clic en el asunto. Se abrirá una nueva ventana con el email y podrás confirmar si el correo contiene los datos mínimos necesarios para poder crear un contacto con ellos. Es decir:
Al menos debe identificarse un email o teléfono del contacto
Puede o no contener un nombre, en caso de no tenerlo, se usaría "Desconocido".
Puede contener la referencia del inmueble de interés.
Solo si el email contiene la referencia del inmueble de interés (la referencia debe estar escrita de forma idéntica que en Witei, incluídas las mayúsculas y minúsculas utilizadas), Witei podrá detectar por qué inmueble se interesó este contacto y registrarlo en su ficha de contacto, calculando así sus intereses de demanda.
Ten en cuenta que, Smart Inbox es capaz de extraer una referencia de inmueble del contenido de email. Por lo que, si dicha referencia de inmueble coincide exactamente con una que tengas en tu cartera de inmuebles de Witei, entonces se rellenarán acorde los intereses de ese contacto correspondiente.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no recibo la copia de los correos recibidos en mi bandeja Smart Inbox?
En estos casos, es posible que tu proveedor de correo esté filtrando de forma silenciosa los correos como SPAM, no deseado o similar.
Por este motivo, recomendamos contactar con tu proveedor de correo y asegurarte de que están aceptando y no marcando como spam los correos recibidos desde el remitente: inbox.witei.com
¿Es necesario tener automatizada la publicación en un portal inmobiliario con una pasarela para poder recibir en Smart Inbox los contactos generados por el portal?
Smart Inbox es independiente del estado de publicación de tus inmuebles en Witei. Es decir, el funcionamiento de recepción de contactos no comprueba que un inmueble esté o no disponible sino que registraría en el CRM cualquier contacto que hayas recibido en ese email de Smart Inbox.
Aunque el inmueble no esté publicado en el portal, si el portal genera una nueva notificación de un nuevo contacto, Witei lo procesará y se verá en la ficha de este contacto.
Por lo tanto, no se podría controlar lo que se recibe en tu dirección de correo de Smart Inbox sino que se crearían los avisos o contactos si cuadran con el formato que este requiere.
SmartInbox y publicación desde espacios de trabajo independientes en una única cuenta en el portal inmobiliario
Lamentablemente, SmartInbox no es compatible con los escenarios en los que un usuario de witei decide publicar desde dos o más espacios de trabajo independientes en la misma cuenta o perfil de un portal inmobiliario.
El motivo de ésto es porque los portales inmobiliarios tienden a configurar una única dirección de email para la notificación de los nuevos contactos por cada perfil o cuenta del portal.
Las dirección de SmartInbox son individuales por cada espacio de trabajo.
Por tanto, no es posible que un mismo perfil del portal inmobiliario notifique individualmente a dos o más cuentas de correo de SmartInbox.
Witei siempre recomendará el uso de perfiles independientes en los portales inmobiliarios para que cada espacio de trabajo en Witei se sincronice con su propio perfil del portal inmobiliario.
¿Puedo enviar mis propios correos contactos a Smart Inbox?
Si tienes una web externa a Witei o similar, también puedes usar Smart Inbox.
Tan solo tienes que asegurarte de que tu web genera emails con el siguiente formato:
Mensaje: XXXXXXXXXXX
Nombre: XXXXXX XXXXX XXXXX
Teléfono: XXXXXXXX
Email: [email protected]
Referencia: XXXXXX
Y que los envía a tu dirección de Smart Inbox.
Si el correo enviado tiene el formato indicado, Witei podrá extraer la información de contacto:
Mensaje
Nombre
Teléfono
Email
Referencia de inmueble
Y crear el nuevo contacto en tu CRM para comenzar su gestión
Duplicidad de contactos
Smart Inbox tratará, siempre que sea posible, de fusionar en el mismo contacto del CRM todos los emails recibidos relativos al mismo contacto. Para ello, Smart Inbox necesitará al menos una evidencia (email o teléfono) igual en los sucesivos emails que reciba en el buzón de Smart Inbox, para asegurar que se trata del mismo contacto.
Si no se localiza al menos una evidencia de que el nuevo email recibido es relativo a un contacto existente en el CRM, Witei generará una ficha nueva de contacto, para así evitar que se fusionasen en el mismo contacto datos de dos personas diferentes.