Es una bandeja de correo inteligente que analiza los emails recibidos en busca de información relevante para crear un contacto en tu CRM. Por ejemplo, los emails que te llegan desde los portales inmobiliarios u otras fuentes, como una página web en Wordpress.

Si deseas ver el funcionamiento de Smart Inbox explicado por un miembro del equipo de Witei, te recomendamos ver este vídeo:

A continuación te dejamos el minutaje con enlaces a cada bloque de contenido para que vayas directamente al apartado que más te interese revisar de este vídeo:

00:22 - Qué es Smart Inbox
​00:59 - Cómo activar tu Smart Inbox
​01:57 - Cómo acceder al buzón de correos de solicitudes de contacto
​03:15 - Cómo activar la copia del correo original
​04:38 - Cómo activar la respuesta automática
​05:50 - A quién se le asignarán las nuevas solicitudes de contacto
​07:15 - Cómo recibir solicitudes de contacto de una web externa
​08:28 - Cómo gestionar una nueva solicitud de contacto
​09:41 - Qué debes hacer si no estás recibiendo las solicitudes de contacto

1. Debes ir a Configuración > Gestor de Contactos > Smart inbox.

2. Activar ''Recepción de contactos''.

3. La respuesta automática y Copia del correo original son opcionales.

4. Tu correo de Smart Inbox aparecerá en azul similar a ****@inbox.witei.com.

En este mismo apartado tienes la opción de revisar qué emails has recibido en tu correo de Smart Inbox:

Ten en cuenta que desde ese botón "Ver correos recibidos" Witei te mostrará un listado con todos los correos que te envíen a tu dirección de Smart Inbox. Podrás visualizar incluso los correos que te envíen con otro formato diferente al que requiere Smart Inbox y, aunque podrás visualizarlos en ese listado, Witei no extraerá contacto de esos.

Si ya usas las pasarelas de Witei este proceso es automático y no debes hacerlo manualmente.

Si tienes una web externa a Witei o similar, también puedes usar Smart Inbox.

Tan solo tienes que asegurarte de que tu web genera emails con el siguiente formato:

Y que los envía a tu dirección de Smart Inbox.

Si el correo enviado tiene el formato indicado, Witei podrá extraer la información de contacto:

Y crear el nuevo contacto en tu CRM para comenzar su gestión

​Smart Inbox tratará, siempre que sea posible, de fusionar en el mismo contacto del CRM todos los emails recibidos relativos al mismo contacto. Para ello, Smart Inbox necesitará al menos una evidencia (email o teléfono) igual en los sucesivos emails que reciba en el buzón de Smart Inbox, para asegurar que se trata del mismo contacto.
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Si no se localiza al menos una evidencia de que el nuevo email recibido es relativo a un contacto existente en el CRM, Witei generará una ficha nueva de contacto, para así evitar que se fusionasen en el mismo contacto datos de dos personas diferentes.

Para poder recibir una copia del correo original que envía el portal a Smart Inbox debes colocar una dirección de email válida, te indico como hacerlo:

1. Debes ir a Configuración > Gestor de Contactos > Smart Inbox.

2. Activar "Copia del correo original".

3. Introduce la cuenta de correo que desees recibirlos, aunque la visualice en gris deben escribirla y que se coloque en negro. Solo se puede colocar una cuenta de email para poder reenviar los correos originales de los portales, si quieres que se reenvíen a otra dirección deben borrar la que se tiene actualmente y actualizarla con la cuenta de correo nueva.

4. Para que los cambios puedan conservar pinchar en "Guardar"

Si aparece un aviso donde Witei te indica que parece que hay un error para enviar emails a esta dirección, tendrás dos alternativas que puedes realizar:

1- Cambiar de email indicado por otro.

2- Solicitar un desbloqueo de la dirección de email -> Esta opción puede no funcionar si el servidor de correo de email continua rechazando los correos que reenviamos.

Así lo verás en Witei:

Se asociarán a los usuarios de la cuenta de esta manera:

1. Al coordinador (si hay en la oficina).

2. Al responsable comercial del inmueble o contacto.

3. Al primer administrador incluido en la cuenta de Witei. Si es un administrador que se encuentre en más equipos de trabajo, la notificación le llegaría al segundo administrador creado.

Si el cliente ya existe en Witei, seguirá asignado al comercial responsable que lo esté gestionando y en su pantalla principal de "Dashboard" le indicará las novedades de dicho cliente.
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Si tras tu mensaje inicial, deseas que Witei envíe un correo a tu demanda adjuntando una serie de propiedades de tu cartera especialmente seleccionadas según los intereses de este nuevo contacto y además acompañarlas del mensaje que tu mismo personalices, ¡ahora con Witei puedes hacerlo!

Puedes activar la opción de respuesta automática desde:

Configuración > Gestor de Contactos > Smart Inbox > Activa la opción de "Respuesta automática" > Personaliza el mensaje que desees > Guarda los cambios.

Ten en cuenta que el email remitente que tus contactos verán es: @parse.inbox.witei.com , para que así las respuestas puedan llegar a la herramienta de Conversaciones de Witei y puedas gestionarlas desde allí.

Ten en cuenta que la opción de personalización del mensaje de "Respuesta automática" está incluida en el Plan Enterprise del servicio CRM.
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Algunos otros factores a tener en cuenta para que los contactos reciban respuesta automática:

Debes tener en cuenta que únicamente los correos que recibas en tu dirección única de Smart Inbox y que presenten los datos mínimos necesarios para crear un nuevo contacto pueden ser procesados automáticamente y registrados en tu CRM.

Por tanto, en caso de que creas que Smart Inbox no está funcionando correctamente, lo primero que debes revisar es si el correo con los datos del contacto llegó a tu cuenta de Smart Inbox. Esto puedes hacerlo consultando el historial de correos recibidos en tu cuenta:

Si el correo no está ahí, deberás asegurarte que el remitente lo envió a dicha dirección. En caso de que el remitente sea un portal, revisa tu configuración de notificaciones en el propio portal.

Si el correo está ahí, puedes verlo haciendo clic en el asunto. Se abrirá una nueva ventana con el email y podrás confirmar si el correo contiene los datos mínimos necesarios para poder crear un contacto con ellos. Es decir:

Solo si el email contiene la referencia del inmueble de interés (la referencia debe estar escrita de forma idéntica que en Witei, incluídas las mayúsculas y minúsculas utilizadas), Witei podrá detectar por qué inmueble se interesó este contacto y registrarlo en su ficha de contacto, calculando así sus intereses de demanda.

Ten en cuenta que, Smart Inbox es capaz de extraer una referencia de inmueble del contenido de email. Por lo que, si dicha referencia de inmueble coincide exactamente con una que tengas en tu cartera de inmuebles de Witei, entonces se rellenarán acorde los intereses de ese contacto correspondiente.

En estos casos, es posible que tu proveedor de correo esté filtrando de forma silenciosa los correos como SPAM, no deseado o similar.

Por este motivo, recomendamos contactar con tu proveedor de correo y asegurarte de que están aceptando y no marcando como spam los correos recibidos desde el remitente: inbox.witei.com

Smart Inbox es independiente del estado de publicación de tus inmuebles en Witei. Es decir, el funcionamiento de recepción de contactos no comprueba que un inmueble esté o no disponible sino que registraría en el CRM cualquier contacto que hayas recibido en ese email de Smart Inbox.

Aunque el inmueble no esté publicado en el portal, si el portal genera una nueva notificación de un nuevo contacto, Witei lo procesará y se verá en la ficha de este contacto.

Por lo tanto, no se podría controlar lo que se recibe en tu dirección de correo de Smart Inbox sino que se crearían los avisos o contactos si cuadran con el formato que este requiere.