Cuando un contacto está interesado en tus servicios, registrarlo en tu CRM es crucial para la correcta gestión de las oportunidades de negocio.
A. Crea un contacto
En el menú de la izquierda pulsa sobre CRM > Contacto
Verás toda tu cartera de contacto. Para añadir uno nuevo solo tienes que pinchar en "Añadir contacto" e indicar el nombre de este (después podrás añadir más información):
Accederás al formulario de edición del contacto en el que podrás rellenar toda la información necesaria sobre él: Nombre, tipo , email, teléfono y más campos.
También podrás seleccionar si es un contacto tipo contacto, colaborador u otros, como también se podrá indicar en qué etapa del embudo se encuentra.
En Witei puedes configurar que en tu espacio de trabajo se puedan duplicar los contactos con el mismo email o teléfono, para ver los pasos para activar esta configuración pincha aquí
B. Ficha contacto: etapa de embudo
Arriba encontraremos la etapa del embudo en la que está el contacto. Las etapas se diferencian según el tipo de contacto que sea. Ganado y perdido no se consideran etapas porque son estados del contacto.
Puedes personalizar tantas etapas como desees indicando el nombre de etapa según tus preferencias.
C. Cambiar de estado a los contactos
El estado del contacto lo puedes cambiar dependiendo de tus necesidades de la siguiente forma:
Ganado: Son contactos que han llegado con éxito a la última etapa de embudo y se logro el objetivo marcado.
Perdido: Es cuando el contacto no esta interesado en tus servicios y deseas colocarlo como inactivo, estos contactos no recibirán más campañas automáticas.
Te indicamos los pasos que debes seguir para poder hacerlo:
Entra en la ficha del contacto que quieres cambiar de estado.
Debes hacer clic en el icono de la bandera 🏁
Seleccionar entre los Ganado o Perdido.
Recomendamos marcar como perdido un contacto antes que eliminarlo.
Al colocar el contacto en uno de estos dos estados y lo quieres reactivar lo puedes hacer sin problema, ubicando el contacto y hacer clic en Reabrir.
D. Estrellas en los contactos
Encima del nombre del contacto puedes ver la opción de marcar 3 estrellas.
Las estrellas son un modo de valorar un contacto. Es una valoración subjetiva, ya que sois vosotros los que elegís los parámetros que queréis usar.
Podéis indicar 3 estrellas si es alguien que responde a los correos y que no os cancela las citas en el último momento, y 1 estrella si cancela la cita en el último momento o no responde a emails. Pero es totalmente subjetivo y vosotros elegís el significado que tiene.
E. Cómo contactar con un contacto
En la ficha del contacto a la derecha podrás visualizar sus datos más importantes como lo son el teléfono y su correo:
Si haces click en el icono del WhatsApp puedes enviarle directamente un mensaje por medio de esa herramienta sin que lo tengas que tener agregado previamente al móvil.
Para enviarle un email, pincha en su correo o en "Enviarle mensaje" así podrás abrirle una conversación y contactar con el de manera rápida:
F. Información de la ficha de contacto: intereses, notas.
1.El comercial asignado: es el responsable del contacto
2.Notas internas: puedes poner notas y fijarlas en los contacto de forma rápida y sencilla. Para fijar una nota tienes que pinchar en los tres puntos verticales y seleccionar el icono de chincheta que aparece en el desplegable. Este desplegable también te dará la opción de editar la nota y eliminarla.
3.Intereses: aquí puedes rellenar lo que busca el contacto y las condiciones que establece. Es muy importante hacerlo para que el cruce de demandas se realice correctamente. Si quieres saber más sobre el cruce de demandas te enlazamos aquí nuestro artículo sobre ello.
4.Origen de contacto: Es el origen desde donde proviene. Podéis seleccionar un origen predefinido o crear nuevos.
G. Crear un origen de contacto
Witei te da algunos orígenes de contactos ya creados en tu cuenta, como:
El nombre de todos los portales con los que trabajamos mediante pasarelas
"Comercial": que se asignará cuando un contacto se cree manualmente por un usuario del espacio de trabajo.
"Web": se asignaría a los contactos que entren vía web.
"Witei": origen por defecto que usa Witei, cuando no se ha podido detectar ningún otro origen del listado existente.
Ten en cuenta que no puedes eliminar o modificar ninguno de estos orígenes de contactos que Witei te da por defecto creados. Puedes ver la lista completa aquí.
Es importante que sepas que Witei te da la oportunidad de crear tus propios orígenes de contacto personalizados. Los orígenes de contacto personalizados te permiten clasificar tus contactos como tú quieras. Estos orígenes también aparecerán en los informes.
Para para poder crear un origen desde hacerlo desde:
1.Configuración.
2. CRM.
4. Podrás ver que Witei te da algunos orígenes predeterminados de portales o de "Comercial" o "Witei". No puedes eliminar ninguno de estos orígenes.
5. Crea tus propios orígenes (tus fuentes de contacto personalizadas) pinchando en:
6. Escoge el icono que deseas para tu origen o indica la URL de tu icono (tamaño debe ser de 22x22 px).
5. Rellena el nombre tanto en español como en Inglés.
6. Pincha en guardar.
H. Cómo añadir tareas
En el centro de la ficha de un contacto es donde podrás visualizar todas las actividades que tengas con un contacto. Para poder añadir una tarea pincha arriba a la derecha en "Añadir tarea".
Ten en cuenta que solo podrás visualizar las primeras 100 tareas creadas en el apartado Actividad de la ficha de tu contacto.
I. La herramienta de Tickets
El apartado Tickets es una forma sencilla, directa y rápida de gestionar incidencias concretas. Toda la información del proceso quedará guardada en la ficha de ese contacto. Por ejemplo, si debemos solicitar documentación al contacto, si hay alguna gestión de facturación que realizar, si hay un dato incorrecto del contacto y se debe corregir.
Para abrir un nuevo ticket debes pinchar encima del botón azul de ''Añadir ticket'' e incluir un asunto, un contacto afectado, un usuario responsable de la gestión del mismo, un estado y una prioridad. Luego pincha en "Guardar".
Podrás gestionar los tickets en tu oficina de forma pública o privada:
1.Comentario público: toda la información incluida en este apartado se enviará al contacto a su correo. Este puede contestarte y su respuesta aparecerá asociada en el ticket.
2.Nota privada: esta información se quedará en la ficha del contacto, él no la recibirá y nos permitirá incluir notas puntuales y comentarios. Lo distinguirás porque aparecerá en color amarillo, al igual que las notas guardadas.
En la parte izquierda, podrás ver los tickets que tienes abiertos con el contacto y el estado de estos. El estado hace referencia a la situación en la que se encuentran los tickets: abierto, nuevo, pendiente, parado, solucionado, cerrado.
J . Bloquear contactos
Puedes bloquear un contacto desde su ficha de contacto. Si lo bloqueas no recibirás sus emails, chats ni mensajes.
1. Debes ir a CRM > entrar en el contacto > Arriba en Editar: Bloquear contacto.
2. Puedes Desactivar un email al hacerlo el contacto no recibirá emails enviados desde campañas o conversaciones.
Una vez bloqueado el contacto, recomendamos no eliminarlos. Al eliminarlo Witei deja de tener constancia de que está bloqueado, pueden colocarlo como inactivo y ya no estará visible.
Los Email de los contactos pueden colocarse inactivos por las siguientes opciones:
Cualquier error en el envío de un correo a una dirección de email.
La bandeja de correo del destinatario esté llena.
Que lo marque como spam su proveedor de correo, entre otros errores.
Son muchos los motivos y en cualquiera de ellos, Witei de forma preventiva, lo inactivará para evitar que se generen nuevos errores.
K. Correo de contacto inválido
Si te encuentras el correo de contacto tachado y en color naranja se puede deber a varios motivos:
El contacto ha cancelado la suscripción a tus correos desde la opción de dar de baja presente en todos los correos.
La dirección de correo no es correcta.
Correo detectado como inválido. Ya sea porque el primer email enviado fue rechazado por el proveedor de correo del destinatario, por baja, spam, error en el email, bandeja de correo llena u otros motivos completamente aislados al proveedor de correo.
Si dejas el cursor del ratón encima del correo Witei te indicará al respecto:
Sea como fuere, podrás reactivar este correo desde la flecha a su lado.
A continuación deberás confirmar con el contacto que no se ha dado de baja voluntariamente y que desea seguir recibiendo correos tuyos marcando la confirmación de consentimiento más abajo:
Importante: Witei solo permite reactivar esta dirección de correo una vez cada 30 días. Si no se ha cumplido este plazo desde la última vez que se reactivó el correo Witei te mostrará el aviso de ello en la parte superior.
L. Personaliza el color y emoji de la ficha de tus contactos
Podrás personalizar el color y emoji de la ficha de tus contactos haciendo clic en las iniciales del contacto.
Esto lo podrás hacer desde:
El listado de contactos:
La ficha del contacto:
Además, siempre puedes deshacer los cambios usando las opciones "Eliminar color" o "Eliminar emoji" que verás bajo los correspondientes selectores.
También encontrarás esta opción de cambiar colores en el formulario de edición en masa desde: seleccionar todos> selecciona una acción> editar en masa.
Los cambios de aplicarán en unos minutos.
Además puedes guardar estos colores utilizados. Cuando entres en el cuadro de color volverás a ver los colores que has utilizado anteriormente junto a los demás en el lazo izquierdo. Puedes volver a usarlo haciendo clic sobre él directamente.
Esto solo es visible para los usuarios del espacio de trabajo.
¡Si tienes cualquier duda, pregúntanos por el chat!