A. Crea un cliente

B. Duplicación contactos

C. Ficha cliente: etapa comercial

D. Marcar como inactivo un cliente

E. Estrellas en los contactos

F. Cómo contactar con el cliente

G. Información de la ficha de cliente

H. Crear un origen de contacto

I. Cómo añadir tareas

J. La herramienta de Tickets

Cuando un cliente está interesado en tus servicios, registrarlo en tu CRM es crucial para la correcta gestión de las oportunidades de negocio.

A. Crea un cliente

En el menú de la izquierda pulsa sobre CRM > Clientes

Verás toda tu cartera de clientes. Para añadir uno nuevo solo tienes que pinchar en "Añadir cliente" e indicar el nombre de este (después podrás añadir más información):

Accederás al formulario de edición del cliente en el que podrás rellenar toda la información necesaria sobre él: Nombre, tipo , email, teléfono y más campos.

También podrás seleccionar si es un contacto tipo cliente, colaborador u otros, como también se podrá indicar en qué etapa comercial se encuentra.


B. Duplicación contactos

En Witei, en principio, no se pueden duplicar clientes por lo que no podrás poner un número de teléfono o correo que ya hayas registrado previamente en otra ficha.

Si quieres que se puedan duplicar las fichas de los clientes tienes que ir a:

1.Configuración.

2.CRM.

3.General.

4.Marcar el botón “permitir contactos duplicados”.

Si Witei detecta que el cliente ya existe, en base a su email o teléfono, te lo indicará con un mensaje indicando lo siguiente:

Teléfono en uso por: Nombre del cliente
Responsable: Usuario encargado de gestionarlo

Una vez introduzcas todos los datos debes guardar y ya habrás generado su ficha automáticamente

C. Ficha cliente: etapa comercial

Arriba encontraremos la etapa comercial en la que está el cliente. Hay 5 etapas, cada una tiene un color asociado, es importante que mientras vayas gestionando al cliente las utilices y podrás también visualizarlos en el flujo comercial.

  • Contacto: Es la primera vez que recibimos a un cliente. No sabemos aún que quiere, ni que necesita, probablemente él mismo tampoco lo sepa, pero vamos a crearle su ficha e intentar averiguar entre los 2 que puede interesarle.

  • Prospecto: El cliente ya tiene un interés definido, sabe que quiere, pero está en fase de buscar información. En esta etapa hay que tratar de que no se enfríe enviándole correos, información e incluso llamándole de vez en cuando.

  • Visitando: Ya ha mostrado interés sobre el producto ofrecido y está en proceso de quedarse con el que más le gusta. Hay que intentar ofrecerle todos los producto y buscar alguno en concreto por el que se muestre entusiasmado.

  • Negociación: Hay que incidir mucho en uno de los productos que se intereso y conseguir cerrar la operación.

  • Ganado: Una vez ha pasado por estos estados ya podemos marcarlo como "ganado" para que cuente positivamente en las estadísticas.

D. Marcar como inactivo un contacto

Recomendamos marcar como inactivo un contacto antes que eliminarlo. Para ello, debes pinchar en los tres puntos verticales que hay en la parte derecha y seleccionar "marcar como inactivo" .

E. Estrellas en los contactos

Encima del nombre del contacto puedes ver la opción de marcar 3 estrellas.

Las estrellas son un modo de valorar un contacto. Es una valoración subjetiva, ya que sois vosotros los que elegís los parámetros que queréis usar.

Podéis indicar 3 estrellas si es alguien que responde a los correos y que no os cancela las citas en el último momento, y 1 estrella si cancela la cita en el último momento o no responde a emails. Pero es totalmente subjetivo y vosotros elegís el significado que tiene.

F. Cómo contactar con un cliente

En la ficha del cliente a la derecha podrás visualizar sus datos más importantes como lo son el teléfono y su correo:

Si haces click en el icono del Whatsapp puedes enviarle directamente un mensaje por medio de esa herramienta sin que lo tengas que tener agregado previamente al móvil.

Para enviarle un email, pincha en su correo o en "Enviarle mensaje" así podrás abrirle una conversación y contactar con el de manera rápida:

G. Información de la ficha de cliente

1.El comercial asignado: es el responsable del cliente

2.Notas internas: por si quieres añadir información complementaria del cliente

3.Intereses: aquí puedes indicar etiquetas para conocer mejor a tu cliente

4.Origen de contacto: Es el origen desde donde proviene. Podéis seleccionar un origen predefinido o crear nuevos.

H. Crear un origen de contacto

Para para poder crear un origen desde hacerlo desde:

1.Configuración.

2.CRM.

3.Orígenes de contactos.

4.Podrás ver que Witei te da algunos orígenes predeterminados de portales o de "Comercial" o "Witei". No puedes eliminar ninguno de estos orígenes.

5. Crea tus propios orígenes (tus fuentes de contacto personalizadas) pinchando en:

Agregar+.

6.Escoge el icono que deseas para tu origen o indica la URL de tu icono (tamaño debe ser de 22x22 px).

5.Rellena el nombre tanto en español como en Inglés.

6.Pincha en guardar.

I. Cómo añadir tareas

En el centro de la ficha de un cliente es donde podrás visualizar todas las actividades que tengas con un contacto. Para poder añadir una tarea pincha arriba a la derecha en "Añadir tarea".

J. La herramienta de Tickets

El apartado Tickets es una forma sencilla, directa y rápida de gestionar incidencias concretas. Toda la información del proceso quedará guardada en la ficha de ese cliente. Por ejemplo, si debemos solicitar documentación al cliente, si hay alguna gestión de facturación que realizar, si hay un dato incorrecto del cliente y se debe corregir.

Para abrir un nuevo ticket debes pinchar encima del botón azul de ''Añadir ticket'' e incluir un asunto, un cliente afectado, un usuario responsable de la gestión del mismo, un estado y una prioridad. Luego pincha en "Guardar".

Podrás gestionar los tickets en tu oficina de forma pública o privada:

1.Comentario público: toda la información incluida en este apartado se enviará al cliente a su correo. Este puede contestarte y su respuesta aparecerá asociada en el ticket.

2.Nota privada: esta información se quedará en la ficha del cliente, él no la recibirá y nos permitirá incluir notas puntuales y comentarios. Lo distinguirás porque aparecerá en color amarillo, al igual que las notas guardadas.

En la parte izquierda, podrás ver los tickets que tienes abiertos con el contacto y el estado de estos. El estado hace referencia a la situación en la que se encuentran, aunque la agencia decide el significado de cada estado para sus tickets:

Pendiente: puede ser que está esperando respuesta del cliente.

Cerrado: puede significar que no se pudo solucionar la incidencia.

Solucionado: la incidencia ha quedado resuelta.

¡Si tienes cualquier duda, pregúntanos por el chat!




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